MIC產業顧問學院

學習筆記

會議記錄的利器—心智圖法

產顧小編    學院編輯群
資策會MIC
2018/06/19

會議記錄不是一字不漏的現場打字比賽,也不是鉅細靡遺的訪談逐字稿,更不是一絲不苟的上課抄筆記。好的會議記錄,可以讓團隊更有效率,不好的會議紀錄,反而會鬆散團隊紀律。

 

剛踏入職場的新鮮人,有很高的機率會被要求撰寫會議紀錄,這是一個,寫得好上天堂,寫不好下地獄的任務,而且「你的名字」還會一直跟著這份會議記錄,存在這家公司的系統裡。

 

為什麼許多的在職訓練單位,沒有設計實施「撰寫會議紀錄」的課程?因為會議紀錄不是單純的外顯技能,而是紀錄者,必須要先將有意義的對話,理解轉化為個人的內隱知識,然後再使用準確的外顯文字紀錄下來,在很短的時間內,持續進行「譯碼-解碼-製碼」的資訊傳遞迴圈流程。所有的撰寫會議紀錄方法,都只是傳授短期的外顯技能,而影響會議紀錄好壞的內隱能力,則必須仰賴日常的自我養成訓練。

 

所謂「工欲善其事,必先利其器」,要訓練自己,就要先找對訓練工具。心智圖法(Mind Map)就是很好用的會議記錄工具,你只需要在會議進行中,記錄關鍵詞彙或重點,然後再搭配現場錄音,於會後快速瀏覽檢視紀錄內容,不但可提升會議紀錄的撰寫效率,而且運用心智圖的視覺化呈現方式,更有助於紀錄者瞭解各重點之間的關連性,也更容易協助自己記憶回想。

 

你可以運用心智圖事先規劃好會議紀錄格式,甚至是你個人專屬的會議紀錄格式。例如在核心點寫下會議名稱與日期,然後為每個討論議題畫出一條主幹線,同時再建立「行動方案」與「備註事項」兩個主幹線。可預先假設每個討論議題都會產生行動方案,則可以從每個議題主幹線,再向下延伸「討論」與「行動」子幹線,依此類推逐層建置,最後再刪除沒有使用到的層級。如下圖所示:
 

學會使用心智圖,建立好個人專屬的會議紀錄架構後,就要進行聆聽敘述重點及摘錄關鍵詞彙的自我養成訓練。小編建議,藉由聽演講或談話性節目練習,是很好的開始,嘗試將演講主題或關鍵論點,轉化為心智圖呈現,勤練本身的關鍵字與摘要能力,自然會熟能生巧。

 

運用心智圖撰寫會議記錄,沒有速成法,需要常常練習,才能改變舊習慣,建立新思維。學會心智圖的會議記錄法,您就能擺脫「會議勞力士」的宿命,高效率上班,快樂下班。